手帳を業務日誌として使っている私の書き方

この年になると忘れやすいというか何というか。決してボ〇とかそういうのではなくても、やることがどんどん増えてきて頭がパンクしそうですよね。仕事では歳と共に重要な職務を任されるようになり、プライベートでも趣味の事がどんどん難しくなって憶えることがた~くさん。そんな私が頼りにしているのが手帳です。

 

憶えるためではなく、忘れるために手帳を使う

学生時代は「手で文字を書くことによって憶えやすくなる」な~んてことを教えてもらった年代の私は書けば憶えると思っていました。しかしそれが最近では、

「忘れるために書く」

そんな風に思うようになってきたのです。とはいっても、完全に忘れてしまうわけではなくて、細かいことは手帳に憶えていてもらって大まかな予定だけは覚えておくといった感じですかね。なので私は業務日誌として毎日1ページを使ってその日の出来事を書くようにしています。

 

私の業務日誌としての手帳の書き方

まずルールを3つだけ決める。

まず大切なのは細かくルールを決め過ぎないこと。3つぐらいが理想だと思います。
せっかく忘れるために手帳に書き込んでいるのにルールを憶えるのに苦労するようでは本末転倒ですよね。

【私のルール】
①基本的にはすべて黒いペンで書く
②通常の業務ではなく少し大きな事を青いペンで書く
③重要なことは赤いペンで書く

この3つだけが私のルールです。これなら簡単でしょ?

ルールが3つの理由

私がルールを増やさないのは、人間はポッと思いつくのが基本的には3つまでだと言われているからです。例えば「赤色で連想するものは?」と聞かれたら「トマト・血・イチゴ!」と大半の人が1~3つ答えると言われています。おそらく頭の中の収納から引き出しやすい数なんでしょうかね。
そしてもうひとつは私のような「ルールが乱れると書く気が無くなってしまう人」の為でもあります。1日でもルールが乱れると何となく嫌になってしまい続かない。3つにこだわるのはそういう事なんです。

 

私の手帳の書き方

ではここからは実際に私が手帳に書き込んでいるスタイルを再現して説明します。私が使っている手帳は🔗EDiTの「1日1ページタイプ」です。あと重要な筆記具は🔗3色ボールペンの「Style Fit」を使用しています。

①まず最初に左側に線を引く。

まず最初に画像のように縦線を左側を5cmほどの場所に引きます。この線より左側にその日の出来事や予定のタイムラインを、そして右側に詳細を書き込むので右側を広く空けておきましょう。

 

②(当日書き込む)天気と気温を書き込む

スマホのお天気アプリなどを見て天気と気温を書き込みます。
毎日書き込むのが理想的ですが、正直これはなくてもいいかもしれません。でも客商売の人などはつけておくと便利かも。気温によって売れるものは変わりますので後々の参考になると思います。

 

③(左側は前日までに!)その日のスケジュールの記入例。

まずは左側に書くその日のスケジュールの流れです。

ここで気が付くのは色分けですね。私の場合はこうなっています。

①社内でおこなう一般的な業務は黒いペンで記入
②アポ対応や社外での事は青いペンで記入
③重要なタスクは赤いペンで記入
時間で縛られている要件は同色の□で囲う(←重要)

4の「時間で縛られている要件は同色の□で囲う」というのは、この表で言うと「10:00~11:30は△△△の〇〇さんの取材」といった時間がわかっている要件を指します。こうやって囲って区切ることで空き時間がひと目でわかるようになるので

「あ、この間に時間が空いてるからここでこれをやろう」

という時間の把握がし易くなります。この左側の使い方が、「その日一日の仕事の効率化を上げる」といっても過言ではないのでこれは前もって書いておくのがベストです。

 

④(右側は当日書き込む)その日の詳細の記入例。

だいたいこんな感じで上から順番に時系列を追ってその日の出来事やメモを書き込みます。ここでも、

①基本的には黒いペンで記入
②今日のハイライト(特別なこと)は青いペンで記入
③重要なことは赤いペンで記入

という3つのルールを守ってやることが大切です。
あとは付箋(ふせん)などを活用してINDEXしてやれば後日読み返すときにも便利なので活用すると良いでしょう。

 

⑤その日のタスクはまとめて書き込む

タスク、タスク、とよく聞きますが、何かというと「しなければならない事」です。これはまとめて一か所に書くのが絶対におススメ!

これをタイムライン上などにバラバラに書くと見落としてしまったりします。一か所にまとめて書いてゆき、消化できたら✔マークで消してゆくと忘れにくいですよ。

 

さいごに

私は絵を描くことがとても苦手。なので手帳に絵を描くことはほとんどありません。
ということは、もしかして私はEvernoteのようなデジタルツールでも業務日誌をつけれるのではないかと思ったりすることは多々あります。

私が仕事の効率化の中で最も大切にしていることは「シンプル」。今年の出来事であれば手に持っている手帳でOKですが、2年前の出来事、3年前の出来事、はたまた10年前…。となれば、年に1冊の手帳というのは決してシンプルなツールであるとは言えないのかもしれません。
毎年そんなことを考えていますが、どうしても手書きの手帳に戻ってきてしまう。そんな魅力を持っているのが手帳の素敵なところです。なにより電池や電波の心配もいりませんしね♪

業務日誌代わりに手帳を使っている人、また今から業務日誌をつけようかと考えている人の参考になれば幸いです。みなさんも素敵な手帳ライフをお過ごしください♡

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