本気でいろいろ身の回りをペーパーレスにしたくてスマホを活用1

一時期に比べますと少し聞かなくなった言葉ですが、ペーパーレス･･･つまり可能な限り身の回りで使っている紙を減らそうという時代が今もなお続いています。これは紙を作る為に必要な木の伐採を少しでも減らす為に推奨されている運動だったのですが、私がココで言うペーパーレスの目的はちょっとそれに比べますと幼稚な理由です。

とにかく部屋の中に紙などを置かないようにしてスッキリ暮らしたい

以前システム手帳でしていた事をスマートフォンでやろうとした事がありましたが憶えておいででしょうか？その時も少しでも荷物を減らしたいという一心で必死になり手帳を使うのをやめることが出来ました。しかし普段持って回っているカバンの中を見ると、確かに手帳はなくなりましたがその代わりにノート等の紙系のものが増えたので実は前よりもカバンが重くなったような気すらします（笑）。

もちろん必要な紙は必要です。ですので必要最低限の紙だけにするというのが私の目標なのですが、これが中々簡単にはゆきません。もちろん今までの慣れというものが邪魔しているのもありますが、どうもそうでは無くて実は根本的に何かが間違っていたような気がしていろいろと見直してみました。

手帳の何がよかったのか･･･よく考えてみる

「あなたは手帳で何をしていますか？」

と聞くとほとんどの人が「スケジュール管理」と答えるのだと思います。実際、私も一番の理由はスケジュール管理でした。ではどうして紙に自分の手で書くことが良かったのでしょう？理由はいろいろあると思いますが皆さんはどう思われますか？

私が手で書くことが良いと思った理由は2つあります。

スケジュールが見やすい
手で書くことで憶えることが出来る

この2つです。皆さんはいかがでしょうか？他にもたくさん理由はあるでしょうが、この2つの理由を見て納得される方は少なからず多いと思います。しかし実はちょっと違っておりました。なぜならスケジュールを手帳で管理するのは憶える為では無いからです。そう、手帳に書き込む本当の理由は「忘れる為」に書き込むんです。手帳に書き込むことで完全に忘れることが出来る、そうしてその分の頭の容量を開放してほかの事を考えるために書き込むべきだと私は思うようになりました。

実際今の私は、スマートフォンに書き込んだ予定を2週間分全ていえるか？と言われると明後日の事すら抜けている有様です。何故なら忘れる為に書き込むようになったからです。しかしそうなってくると「確認して思い出せるクセをつける」ということが非常に重要になってきます。

でもどうでしょう？手帳は持って回っていれば開きさえすれば予定がすぐに分かります。ならスマートフォンでも開けばすぐ分かるのですが･･･なぜか手帳の方が見やすく感じる人が多いのではないでしょうか？

すぐわかるようになっていないので面倒くさくて起動しなくなる

Androidにはウィジェットがありますのでわかりやすくしようと思えばいくらでも出来ますが、iphoneの様にウィジェットが無いsystemではスリープを解除してドロワーの中からカレンダーアプリを起動させるこの手間が手帳よりも腰を重くしているのではないかという意見もあります。あと、スマートフォンはあくまでもSNSや電話をする為のものという意識が強く、手帳のように仕事ツールでは無いという認識も影響しているようです。（イメージ調べより）

ただ、それでも分かりやすく･･･というよりも、嫌でも目に入るように見やすくすることでこの問題は解消されるのだと私は思っています。そこでホーム画面には数種類のカレンダーを置き目に入るように･･･とは言いましてもこれは昔からやっていたのですが、最近ではさらにスケジュールウィジェットの画面上での優先度は上がりました。

私が今までとは違う設定に変えたこと

私が以前とは違う設定にしていることは、画面がスリープに入るまでの時間を延ばしたということです。具体的にどれくらい伸ばしたかというと1分→2分に増やしました。たかが1分ですがこの1分が非常に効果的だと私は思っています。もう1つはリマインダーと呼ばれる予定を通知する機能を使うようになりました。この2つ、たった2つの事で劇的なほどにスマートフォンでのスケジュール管理が手帳以上に便利なものになり、逆に手帳には戻れないとまで思えるようになったから不思議です。

ノートとしての機能を見直してみた

ノートとしても手帳は活躍してくれていました。このノート機能に関して言えば実は無理にペーパーレスにする必要も無いのかもしれないと思っています。つまり上記の「必要な紙」ともいえるからです。ただ、私の場合あることをしたとたんにノートが飛躍的に濃厚で使えるものになったのでここで紹介しておきます。

ノートアプリとして有名なのは何と言いましてもEVERNOTE。ノートアプリの代表格であり、実際に私が使っているのもEVERNOTEです。このアプリを使うに当たり紹介サイトなどでさまざまな便利な方法が紹介されていますので代表的な項目を３点紹介いたします。

カテゴリーを細かく分けてINDEXしやすくするのがGOOD
その親カテゴリーの中を細分化して子カテゴリーで管理
タグをつけてINDEXをする

この様に関連するノートをカテゴリーでわけて細かく管理してゆくことが出来るのがEVERNOTEが最高に便利なノートたる所以でもあるのですが･･･。まずは、このノートの画像を見てください。

使いやすいと思っていたこのノート、1冊ですよね？もしかしてカテゴリーごとに数冊持ち歩いたりされていますか？そしてその一冊をさらに細分化して数ページ毎に予め見出しをつけたりしていますか？

私が大きな勘違いをしていたときがついたのはココです。ある程度大まかなカテゴリーで分けたり、INDEXしやすいようにしておく情報はそのように分類するのは問題ないのですが、細かく分けすぎるとノートはとても使いにくいものになります。

つまり可能な限り「１冊にまとめるから価値がある」のだと私は思います。デジタルのノートは実物のノートと違い大体この辺に書いたというものが感覚的に分かりにくくなるのでタグは非常に有効な手段ですが、1冊に時系列に書きしたためていったノートだからこそ読み返したときに思いがけないヒントを得ることがあります。そのヒントになるのは、何もそのカテゴリー内とは限りませんのであまり分別しすぎると目に触れなくなってしまう。

おそらく皆さんの手帳のノートは最初から順番に書いていったものをパラパラとめくり、目的の場所にたどり着く前に目に入ったものを見て閃いたりすることがあるのでは無いですか？デジタルで細分化されたノートでは答えは見つかりますが閃きは中々見つかりません。ネットで商品を探すよりもカタログで商品を探す方が色んなアイデアがわくのと同じことです。余計な場所を見ることがアナログのノートの最大のメリットだと思うようになりました。

可能な限りノートブックは減らした

私が実際にやってEVERNOTEがすごく使いやすくなったと感じた事は、ノートブックと言われるカテゴリーわけを極力減らして通常のノートと同じような状態にした事です。excelやPDFなどは分かりやすく細かく分けていますが、普段使うノートブック（カテゴリー）は2つしかありません。もちろん子カテゴリーでの細分化もしていません。こうする事で時系列で物事の考えの流れを把握できるようになりましたので、何がきっかけで考えがこうまとまったのかをキチンと把握できるようになりましたし、その後どのような考えに変わってゆくのかも手に取るように分かります。少ないですがタグをつけることで調べるのに速度を要される場合の利便性は損ないません。

以前の取り組みでは無理やり自分を手帳の無い生活へと追い込んだのですが、今回紹介した考え方でおこなった方法で私は逆に手帳には戻れなくなったといっても過言ではありません。前回と違い考え方を変えただけといえばそうなのですが、もしも中々システム手帳を手放せなくて困っている人が居られたら一度試してみていただけたらと思います。

まだまだ減らせる紙はありますが、今回はまずシステム手帳と本当に決別した私がおこなった設定と、その設定にいたった私の考えをご紹介いたしました。どなたかの参考になれば幸いです。